Implementace správy dokumentů v organizaci
Title Alternative:Implementation of document management in organization
Date
2011
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Technická Univerzita v Liberci
Abstract
Jedním ze způsobů zvýšení produktivity firmy nebo organizace je implementace systému pro správu podnikového obsahu (tzv. ECM), který zajišťuje centrální úložiště všech informací, přehledný a jasně definovaný tok dokumentů v rámci jednotlivých složek organizace a rovněž nastavuje i mnohem vyšší bezpečnost zpracovávaných dokumentů. Do této problematiky zasahuje několik kategorií systémů, mezi kterými nejsou ostré hranice a systémy se vzájemně překrývají. Vzhledem ke skutečnosti, že systém by měl být implementován v prostředí střední školy, byly z finančního hlediska do úvahy brány pouze opensourcové aplikace. Z nich byly zevrubně popsány čtyři systémy. Následně byla z důvodů šíře nabízených možností a přívětivého uživatelského rozhraní vybrána pro zajištění správy dokumentů v prostředí střední školy aplikace Alfresco. Systém Alfresco byl testován s ohledem na možnosti využití jako platformy pro vybudování intranetu střední školy. V rámci zkušebního seznámení s aplikací byly založeny prostory a podprostory, uživatelské skupiny a podskupiny a jednotlivé uživatelské účty pro fiktivní zaměstnance. Dále pak bylo vyzkoušeno zabezpečení prostorů a jednotlivých složek obsahu a nastavení přístupových práv podle rolí v systému. Na příkladu průběhu přijímacího řízení byl naznačen tok dokumentů. Na základě provedených simulací lze konstatovat, že systém Alfresco vyhovuje požadavkům kladeným na správu dokumentů v uvažovaném prostředí. Pro úspěšné nasazení systému v praxi je ovšem nezbytně nutné, přesvědčit vedoucí pracovníky a následně běžné uživatele o prospěšnosti systému a jeho výhodách.
One way of increasing the productivity of a company or organization is to implement a system for Enterprise Content Management (ECM), which provides a central repository of all information, transparent and clearly defined by the flow of documents within the various components of an organization and also sets a higher safety of processed documents. This issue affects a several categories of systems. There are no sharp boundaries between these categories. Into account were taken only the open source applications because of financial reason, system should be implemented in an environment of secondary school. Four systems were featured briefly. The width of the reasons offered options and friendly user interface is selected to manage the documents in application Alfresco. System has been tested with regard to use as a platform for secondary school intranet. In an experimental introduction to the applications were based spaces and subspaces, user groups and subgroups and the user accounts for fictitious employees. Then there was tested the security of spaces and individual content items and setting access rights according to roles in the system. As example of document flow has been outlined the recruitment process. On the basis of the simulations can be concluded that the system meets the demands of Alfresco for document management in the considered environment. To successfully deploy the system in practice, however, is important to convince the officers and then normal users on the usefulness of the system and its benefits.
One way of increasing the productivity of a company or organization is to implement a system for Enterprise Content Management (ECM), which provides a central repository of all information, transparent and clearly defined by the flow of documents within the various components of an organization and also sets a higher safety of processed documents. This issue affects a several categories of systems. There are no sharp boundaries between these categories. Into account were taken only the open source applications because of financial reason, system should be implemented in an environment of secondary school. Four systems were featured briefly. The width of the reasons offered options and friendly user interface is selected to manage the documents in application Alfresco. System has been tested with regard to use as a platform for secondary school intranet. In an experimental introduction to the applications were based spaces and subspaces, user groups and subgroups and the user accounts for fictitious employees. Then there was tested the security of spaces and individual content items and setting access rights according to roles in the system. As example of document flow has been outlined the recruitment process. On the basis of the simulations can be concluded that the system meets the demands of Alfresco for document management in the considered environment. To successfully deploy the system in practice, however, is important to convince the officers and then normal users on the usefulness of the system and its benefits.
Description
katedra: ITE; přílohy: 1 CD ROM; rozsah: 46 s. , 3 s. obr. příloh
Subject(s)
alfresco, content management, document management, enterprise content management, open source, alfresco, enterprise content management, open source, správa dokumentů, správa obsahu